BAAN: Office Manager / Personal Assistant (Starter/Junior) bij Headroom Assistance

Headroom Assistance biedt Personal Assistance op afstand, aan de leukste en meest succesvolle ondernemers van Nederland. Onze Personal Assistant bij Headroom zorgen ervoor dat de ondernemers voor wie we werken datgene kunnen doen waar ze goed in zijn: ondernemen! Wij zijn verantwoordelijk voor alle zaken daaromheen, van agendaplanning en time management, tot inboxbeheer en het boeken van reizen. Ook helpen we onze ondernemers met privézaken, zoals het uitzoeken van een tof koffietentje in Parijs of het regelen van de meest onvergetelijke reis.

Wij zijn per direct op zoek naar een Office Manager/Personal Assistant die ons team tijdelijk kan komen versterken.

Who

Je komt het beste tot je recht in een ondersteunende rol. Als Office Manager ben je niet alleen het aanspreekpunt voor je collega’s, maar ook voor onze klanten en andere externe contacten. Je bent een energieke zelfstarter die zich in korte tijd kan ontwikkelen tot een zelfstandige Office Manager. Daarnaast ondersteun je het MT waar nodig. De werkzaamheden als Office Manager lopen erg uiteen; je bent o.a. verantwoordelijk voor de algemene email inbox, de binnenkomende telefoontjes, algemene netheid van het kantoor, de administratie, bestellen en verzorgen van de lunch en alle dagelijks voorkomende vragen die voorbijkomen. Daarnaast ondersteun je als Personal Assistant dagelijks het vaste team van PA’s. Dat houdt o.a. in: het uitvoeren van inbox- en agendabeheer, reizen boeken en verschillende ad-hoc uitzoekwerkzaamheden. Vanwege de diversiteit en het ad-hoc karakter van de functie is het belangrijk dat je een flexibele houding hebt, snel kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden en je nieuwe materie snel eigen maakt. Daarbij ben je integer, loyaal en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel, maar kan ook goed je grenzen aangeven. Jij vindt klantvriendelijkheid en service van het hoogste niveau net zo belangrijk als wij. Omdat we een jong bedrijf zijn, is het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken maar ook een echte teamplayer bent.

De ideale kandidaat

  • Je hebt – 2 jaar relevante werkervaring in een ondersteunende functie, denk hierbij aan functies als Receptioniste (zelfstandig), Office Manager, Office Assistant, Management Assistant. Ervaring in de hospitality is een pré;
  • Je hebt aantoonbaar minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • Je bent stressbestendig en geen probleem is voor jou te groot;
  • Je bent secuur, representatief en discreet;
  • Je bent proactief en behulpzaam en komt met oplossingen;
  • Je bent een organisatietalent;
  • Je hebt een professionele, positieve en servicegerichte houding;
  • Je bent een kei in het schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten en je haalt hier veel energie uit;
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (in woord en geschift);
  • Je bent bekend met online tools als Google Apps, Slack, Trello etc.;
  • Je bent fulltime beschikbaar.

Belangrijke taken en werkzaamheden voor Office Manager zijn o.a.:

  • Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor;
  • Je organiseert de borrels, trainingen en de maandelijkse massage op kantoor en ondersteunt hierbij;
  • Je organiseert en verzorgt onze incidentele events;
  • Je bent verantwoordelijk voor een representatief kantoor en vergaderruimtes;
  • Je bent hét aanspreekpunt voor je collega’s, bezoek en leveranciers;
  • Je bent verantwoordelijk voor bestellingen (boodschappen, koffie, cadeaus etc.);
  • Je bent verantwoordelijk voor de algemene email inbox, het telefoonverkeer binnen Headroom en IT-zaken;
  • Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden en bestellen van de kantoorartikelen;
  • Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van alle bonnen en facturen;
  • Je verzorgt dagelijks de gezamenlijke lunch;
  • Je bent verantwoordelijk voor alle praktische zaken binnen kantoor, zoals: vuilnis, vaat, (nood) reparaties, IT etc.
  • Je regelt de werkplek voor nieuwe collega’s.

voor Personal Assistant zijn o.a. het ondersteunen van het PA-team op het gebied van de volgende taken:

  • Diverse uitzoekklussen, zoals het vinden van de perfecte vergaderlocaties, nieuwe providers of andere diensten, en het plannen, voorbereiden en bijdragen in de diverse taken die hierbij horen;
  • Inboxbeheer;
  • Verzorgen van zakelijke (en privé) reizen;
  • Uitvoeren van reserveringen en bestellingen;
  • Administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van bonnen en facturen;
  • Ondersteuning bieden bij HR-werkzaamheden en CRM-beheer.

What’s in it for you?
Duurzame relaties zijn belangrijk voor ons: super happy cliënten en natuurlijk de Happiness and Health van onze Assistants zijn daarom onze nummer 1 prioriteit. Persoonlijke aandacht en groei, zowel persoonlijk als op professioneel gebied, staan voor ons dan ook voorop. Zo krijg je krijgt een intensief trainings- en begeleidingstraject dat op jouw ervaring en behoefte wordt afgestemd. Op deze manier leer je op een hele persoonlijke wijze de fijne kneepjes van het vak. Verder kom je te werken in een jong, gezellig en dynamisch team, waarin iedereen van aanpakken houdt, van elkaar leert en elkaar helpt. Jouw mening, ideeën en initiatieven zijn voor ons erg belangrijk. Je werkzaamheden en de ondernemers waar je mee werkt zijn veelzijdig, waardoor geen dag hetzelfde is. Het betreft een tijdelijke aanstelling als vervanging wegens ziekte, met uitzicht op verlenging bij wederzijdse tevredenheid.

Wij bieden:

  • Een marktconform salaris (afhankelijk van opleiding en ervaring);
  • Telefoonkostenvergoeding;
  • Laptop van de zaak of optie voor BYOD;
  • Dagelijks gezamenlijke verse lunch;
  • Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
  • Trainingen om de beste PA van Nederland te worden (of te blijven);
  • Optie tot mobiel werken (in overleg);
  • PoP (Persoonlijk Ontwikkelings Plan);
  • Mogelijkheid tot reiskostenvergoeding;
  • Informele werksfeer in een heerlijk kantoor in het centrum van Amsterdam.

Apply!
Ben jij de proactieve, goed georganiseerde, positieve en leergierige collega die wij zoeken? Wil jij ervaring opdoen in en onderdeel zijn van een groeiend bedrijf? Stuur je motivatiebrief en cv via dit formulier!

BAAN: Office Manager / Personal Assistant (Starter/Junior) bij Headroom Assistance - KnappeKoppen

 

Status : OPEN
Position : Fulltime
Solliciteren : Klik hier
Bedrijf : Headroom Assistance
Studierichting : Divers
Vacaturetype : Baan
Stad : Amsterdam