Agendabeheer/ Secretarieel Administratief Medewerker (24-40 uur p/w)

Draag jij bij aan professionaliteit, dynamiek en veel gezelligheid? Zijn kenmerken als ontzorgen, organiseren en ondersteunen je op het lijf geschreven? Ben je daarnaast zorgvuldig in je werkzaamheden en in je communicatie? Dan ben jij misschien wel de Agenda Beheerder die wij zoeken!

Wat doet Flevum?
Met een jong team van 30 medewerkers organiseert Flevum al ruim 20 jaar kleinschalige en inhoud gedreven netwerkbijeenkomsten voor bestuurders en het senior management van de top 500 Nederlandse bedrijven, de overheid en de zorgsector. Deze bijeenkomsten organiseren wij rondom een aantal strategische thema’s zoals business transformatie, innovatie, marketing, energie transitie, future of work en security. Op moment organiseren wij digitale, hybride en live bijeenkomsten.

Wat ga je doen?
Als Agenda-beheerder ondersteun jij samen met het secretariaat een team van projectmanagers en ben je verantwoordelijk voor de voortgang, bewaking en operatie van verschillende projectonderdelen op logistiek en organisatorisch niveau. Daarnaast stuur je het secretariaat aan, onderhoud je het kantoor en organiseer je de interne events. Overzicht houden is dus een kracht van je! De functie betreft dus voornamelijk agendabeheer, maar ook een deel office management die gepaard gaat met een brede en verantwoordelijke rol die niet gekaderd is. En juist dat laatste spreekt je aan, want jij trekt graag werkzaamheden naar je toe en bent graag werkzaam binnen diverse disciplines.

Werkzaamheden waar jij aan kan denken zijn agendabeheer van de projectmanagers, het vastleggen van de locaties voor de bijeenkomsten, fungeren als contactpersoon voor de locaties, opdrachtgevers en diverse leveranciers, organiseren van interne events, onderhouden van het kantoor, bestellen van kantoorartikelen, bestellen van pakketjes/presentjes m.b.t. de bijeenkomsten, fungeren als aanspreekpunt voor het secretariaat, telefoonbeheer.

Functie-eisen

• Jij beschikt minimaal over een afgeronde hbo-opleiding;
• Jij beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift.
• Goede kennis van het MS Officepakket. Denk aan Word, Excel, Powerpoint en MS Teams!
• In het bezit van een rijbewijs en een auto is een pré.

Persoonlijke eigenschappen

• Jij beschikt over een dosis gezelligheid en houdt van het ontzorgen van een team;
• Jij beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederland en Engels;
• Jij hebt aantoonbare relevante secretariële werkervaring (o.a. agendabeheer, inplannen calls);
• Jij bent organisatorisch sterk en accuraat;
• Jij bent in staat prioriteiten te stellen;
• Jij bent proactief;
• Jij werkt graag in een team.

Wat bieden wij?

• Natuurlijk een goed salaris;
• Een interessante functie;
• Leuke collega’s;
• Doorgroeimogelijkheden;
• Uitdagende klantomgevingen.